EVENT TOOLS

Personalplaner

Änderungsprotokoll

Für später vorgemerkt

co*pilot-Import (ICS): mehrere Termine am selben Tag, z. B. Konzert + Party, zu einer Veranstaltung zusammenführen
Online-Version: echtes Login über Supabase (Einladungsmail, Passwort), Benachrichtigungen per E-Mail-Zusammenfassung oder Push
Lohn & Abrechnung mit der Buchhaltung abstimmen (Zuschläge, AG-Anteil, Pausen, Feiertage)
Import aus der Stempeluhr für Ist-Zeiten (Jan prüft, welche Daten die Stempeluhr liefert)
Änderungsprotokoll und Versionsanzeige in der fertigen App klären
Archiv in der Online-Version: festgeschriebene Veranstaltungen älter als 12 Monate automatisch archivieren, nur auf Wunsch laden; Auswertung zählt sie weiter mit

Beta 1.0 · 04.11.2026

Start des Testlaufs mit echten Daten. Grundlage ist Version 40; Änderungen während der Beta zählen als Beta 1.1, 1.2 …

Version 40 · 04.11.2026

Einstellungen › Daten exportieren: „Sicherung herunterladen“ für Admins – kompletter Stand aus der Datenbank als Datei

Version 39 · 04.11.2026

Minijob-Grenze, Ruhezeit, Pausen, Feiertage und die Lohnvorlagen der Minijobber (ohne AG-Anteil) sind für alle freigegeben: Minijob- und Arbeitszeit-Hinweise stimmen jetzt auch bei Planern

Version 38 · 04.11.2026

Festgeschriebene Veranstaltungen: Lohnsätze und Euro-Beträge liegen jetzt im Lohn-Datensatz (nur Admins); Planer bekommen nur Namen und Stunden
Festschreiben und Aufheben nur noch für Admins

Version 37 · 04.11.2026

Einstellungen › Benutzer arbeitet jetzt echt: Einladen per Mail, Einladung erneut senden, Zugang löschen (sperrt sofort aus) über die Server-Funktion „admin-users“
Status „eingeladen“ / „aktiv“ und letzte Anmeldung aus den echten Konten

Version 36 · 04.11.2026

Online-Version: Anmeldung mit E-Mail und Passwort, Einladungs- und „Passwort vergessen“-Mails
Alle Daten liegen in der Datenbank und sind für alle Planer gleich; Speichern automatisch, Status oben rechts
Lohnvorlagen und Abrechnungs-Einstellungen nur für Admins lesbar
Rollen und Namen kommen aus den echten Benutzerkonten; Einladen vorerst über Supabase
„Für den Start leeren“: entfernt Beispiel-Mitarbeiter und -Veranstaltungen, behält Kompetenzen, Räume, Vorlagen, Löhne und Texte

Version 35 · 04.11.2026

Position antippen öffnet ein Fenster mit den Mitarbeitern: Verfügbar, eingeschränkt, am Tag schon eingeteilt (auf Wunsch auch nicht verfügbare), mit Suche, Kompetenz-Filter, Notizen, Minijob-Stand und Ruhezeit-Hinweis; antippen teilt ein, „Austragen“ entfernt
Funktioniert am Rechner, Tablet und Smartphone; auf dem Smartphone kann damit jetzt auch eingeteilt werden

Version 34 · 04.11.2026

Smartphone-Ansicht mit Leiste unten: Dashboard, Planung (Veranstaltungen und Schichtpläne ansehen, Ist-Zeiten eintragen), Verfügbarkeit (Tag wählen, pro Person Ja / Eingeschränkt / Nein), Versand per WhatsApp
Tablet: voller Funktionsumfang, Crew-Pool bleibt neben dem Schichtplan, größere Touch-Flächen
Hell/Dunkel zusätzlich im Benutzermenü

Version 33 · 04.11.2026

Neues Dashboard als Startseite: Begrüßung, To-dos mit Sprung an die richtige Stelle, die nächsten Veranstaltungen, Monatsfortschritt (Abfrage → Antworten → Planung → Versand → Abrechnung → Festgeschrieben)
Planer sehen keine Euro-Beträge: Auswertung, Abrechnung, Excel-Export, Minijob-Hinweise zeigen nur Stunden bzw. Prozent der Grenze
Planer sehen unter Mitarbeiter keine Lohnvorlage (Spalte und Feld ausgeblendet; neue Mitarbeiter bekommen die Standardvorlage zur Anstellungsart)
Benutzer: Admins können für andere Benutzer das Passwort zurücksetzen (Link per Mail, mit Bestätigung)
Benutzer: simulierte Anmeldung oben rechts, Einstellungen › Benutzer mit Einladen, Rollen Admin/Planer, Entfernen
Einstellungen › Mein Profil: Vorname, Name, E-Mail und eigene Hinweise (an/aus und ab wann)
„Meine Daten“ heißt jetzt „Firma & Umgebung“; Planer sehen Benutzer, Firma & Umgebung und Lohn & Abrechnung nicht

Version 32 · 04.11.2026

Bearbeiten, Duplizieren und Löschen liegen hinter dem Symbol ⋯ (in der Agenda und im Kopf der Veranstaltung)
Löschen einer Veranstaltung muss zweimal bestätigt werden
Festgeschriebene Veranstaltungen lassen sich erst nach Aufheben der Festschreibung löschen oder bearbeiten

Version 31 · 04.11.2026

Veranstaltung festschreiben (Planung › Abrechnung): möglich, wenn die Veranstaltung vorbei ist und alle Ist-Zeiten erfasst sind; Namen, Lohnsätze und Beträge werden eingefroren, spätere Änderungen an Löhnen oder Mitarbeitern ändern die Zahlen nicht mehr; Schichtplan gesperrt; Festschreibung lässt sich mit Bestätigung aufheben
Veranstaltung duplizieren (Agenda und Veranstaltungskopf): Name, neues Datum, Raum, Beginn und Ende sind Pflicht; Schichten werden übernommen, Mitarbeiter und Ist-Zeiten nicht
Schichtvorlage duplizieren (Einstellungen › Schichtvorlagen)
Einstellungen neu sortiert: Meine Daten, Lohn & Abrechnung, Mitarbeiter, Kompetenzen, Räume, Schichtvorlagen, Nachrichten, Daten exportieren
Meine Daten: neues Feld „Arbeitsumgebung“, alle Angaben sind jetzt Pflichtfelder (fehlende werden markiert)
Kopfzeile zeigt „Umgebung: … | Build: …“

Version 30 · 04.11.2026

Neuer Name „JG Event Tools · Personalplaner“ mit JG-Logo und eigenem Symbol (Schichtbalken)
Farben und Schriften aus dem Markensystem: Schwarz, Grau, Weiß, Petrol, Violett; Michroma für Überschriften
Dunkle Ansicht als Standard, oben rechts auf „Helle Ansicht“ umschaltbar
PDF-Schichtplan in den neuen Farben

Version 29 · 03.11.2026

Vorlage ergänzen: Schichten mit gleichem Namen werden nicht doppelt angelegt, sondern übersprungen (Hinweis zeigt welche)

Version 28 · 03.11.2026

Einsätze › Übersicht: Status zeigt zusätzlich die Auslastung – bei Minijobbern „Std. / Std.“ bis zur Grenze, sonst die geplanten Stunden

Version 27 · 03.11.2026

Crew-Pool: Minijob-Stand in Stunden statt Euro (geplante Std. / Std. bis zur Grenze), Prozent und Euro im Tooltip

Version 26 · 03.11.2026

Prüfung nach Arbeitszeitgesetz beim Einteilen: Ruhezeit zum Vor- und Folgetag und Höchstarbeitszeit pro Tag, quittierbar, bei jeder Einteilung
Hinweis „Ruhezeit“ im Crew-Pool
Einstellungen: Mindest-Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, für welche Anstellungsarten die Prüfung gilt
Minijob- und Arbeitszeit-Hinweise erscheinen gemeinsam in einem Fenster

Version 25 · 03.11.2026

Lohnvorlagen mit flexibler Zuschlagsliste: Wert in %, € pro Stunde oder € pauschal pro Einsatz; Bedingung Uhrzeit, Sonntag, Feiertag, Sonn- oder Feiertag, bestimmte Tage oder immer; Verrechnung „zusätzlich“ oder „ersetzt …“
Abrechnung zeigt die Zuschläge einzeln mit Stunden und Betrag
Globale Nachtzeit entfällt (steht jetzt im jeweiligen Zuschlag)

Version 24 · 03.11.2026

Abrechnung: Spalte „Geplant“ entfernt; geplanter Beginn steht als Vorbelegung im Ist-Beginn, ein geplantes Ende im Ist-Ende

Version 23 · 03.11.2026

Abrechnung: mit Pfeiltasten ↑ ↓ und Enter durch die Spalten springen, Inhalt wird beim Betreten markiert
Planung: Buttons aufgeräumt – „Vorlagen“ (aus Vorlage hinzufügen, als Vorlage speichern) und „Export“ (PDF, Excel) als Menüs

Version 22 · 03.11.2026

Neuer Reiter „Auswertung“: pro Mitarbeiter und pro Veranstaltung mit Einsätzen, Stunden, Verdienst, Lohnkosten und Prognose; Excel-Export
Planung › Veranstaltung › „Abrechnung“: Ist-Beginn, Ist-Ende und Pause pro Person eintragen, Berechnung automatisch
Einstellungen › Lohn & Abrechnung: Lohnvorlagen (Stundenlohn, Nacht-, Sonn-/Feiertagszuschlag, AG-Anteil), Minijob-Grenze, Nachtzeit, Feiertage, automatische Pausen
Mitarbeiter: neue Felder Personalnummer und Lohnvorlage
Minijob-Warnung beim Einteilen ab 90 % der Grenze, quittierbar, bei jeder Einteilung; Prognose im Crew-Pool

Version 21 · 03.11.2026

Schichtplan zusätzlich als Excel-Export (Aufbau wie das PDF)

Version 20 · 03.11.2026

Excel-Export Verfügbarkeit pro Monat (Farben, Notizen, Einteilungen, Antwortstatus, Summen)
Excel-Export Mitarbeiterübersicht (Name, Vorname, Telefon, E-Mail, Anstellung, mit Filter)
Beide mit Vorschau; PDF und Excel lassen sich jetzt auch im Prototyp speichern

Version 19 · 03.11.2026

PDF-Schichtplan: Seitenumbruch immer vor einer Schicht, Schichten werden nicht mehr über zwei Seiten geteilt

Version 18 · 03.11.2026

PDF-Schichtplan: Spaltenüberschriften Info/Mitarbeiter entfernt, Beginn/Ende stehen in der Schicht-Kopfzeile, „x/y besetzt“ entfällt

Version 17 · 03.11.2026

PDF-Schichtplan pro Veranstaltung mit Vorschau (Logo, volle Namen, Fußzeile mit eigenen Daten, Stand-Datum, Seitenzahlen)
Einstellungen › Meine Daten: Firma, Adresse, Telefon, E-Mail, Logo-Upload

Version 16 · 03.11.2026

co*pilot-Import vorerst entfernt (vorgemerkt für später)

Version 15 · 03.11.2026

Neue Grunddaten aus Jans Export: Kompetenzen, Räume (inkl. Ausserhaus), 5 Schichtvorlagen, Veranstaltungen, Nachrichtentexte
Veranstaltungen nutzen jetzt die neuen Schichtvorlagen
Fiktive Mitarbeiter mit passenden Kompetenzen (Theke, Service, Kasse, Garderobe, Gläser / Versorger, Spülen, Pizza, Leitung)

Version 14 · 03.11.2026

Einstellungen › Daten exportieren: kopiert alle Daten ohne Personenbezug (Kompetenzen, Räume, Vorlagen, Veranstaltungen, Nachrichtentexte)

Version 13 · 03.11.2026

Einsätze › Übersicht: Spalte „Versand“ heißt jetzt „Status“

Version 12 · 03.11.2026

Reiter „Versand“ heißt jetzt „Einsätze“ mit den Ansichten Übersicht (Standard) und Versand
Übersicht: Schichten pro Mitarbeiter wie in der Nachricht dargestellt, Versandstatus, Liste „Verfügbar, aber ohne Einsatz“
„Alle offenen nacheinander“ nur noch im Versand

Version 11 · 03.11.2026

Versand: statt Telefonnummer „Schichten x/y“ unter dem Namen (eingeteilte Tage / verfügbare Tage im Monat)

Version 10 · 03.11.2026

Versand: Schichten in der Nachricht als „Datum: Veranstaltung“ und darunter „Schicht | Beginn - Ende“, Ende nur wenn eingetragen
Abfrage: Termine als „Datum:“ und darunter „Veranstaltung, ab Beginn Uhr“

Version 9 · 03.11.2026

Neue Hauptnavigation: Planung · Verfügbarkeit · Versand · Einstellungen
Planung (vorher Schichtplanung) mit Umschalter Agenda / Kalender; Reiter Veranstaltungen entfällt
Einstellungen mit Unterpunkten Mitarbeiter, Kompetenzen, Räume, Schichtvorlagen, Nachrichten
Mitarbeiter als Stammdaten ohne Einsatz-Zähler
„Schichten verschicken“ heißt jetzt „Versand“

Version 8 · 03.11.2026

Neuer Reiter „Schichten verschicken“ (ersetzt „Texte“): pro Monat alle Mitarbeiter mit Schichten, persönliche Nachricht per Mail oder WhatsApp, Vorschau und Kopieren
„Alle offenen nacheinander“: führt Person für Person durch den Versand
Versandstatus: noch nicht verschickt / verschickt / geändert seit Versand; Aktualisierung nur an Betroffene
Prüfung vor dem Versand: offene Positionen und Konflikte werden angezeigt
Protokoll für den Versand; Vorlage „Nachricht Schichtversand“ unter Vorlagen

Version 7 · 03.11.2026

E-Mail-Adressen in BCC mit Semikolon getrennt (für Outlook)
Protokoll auf- und zuklappbar, standardmäßig zugeklappt

Version 6 · 03.11.2026

Verfügbarkeit: „Abfrage starten“ mit Auswahl von Terminen und Mitarbeitern (inkl. „Alle auswählen“), Mail-Vorschau, Öffnen im Mail-Programm (An = Planungsadresse, Mitarbeiter in BCC) und Kopieren-Buttons
Antwortstatus pro Mitarbeiter (offen / geantwortet), automatisch beim Eintragen; manuell umschaltbar für Antworten ohne Eintrag
„Erinnerung senden“ an alle, die noch nicht geantwortet haben
Protokoll pro Monat: Abfragen, Erinnerungen, eingetragene Antworten mit Zeitstempel
Vorlagen: E-Mail-Vorlage mit Empfänger, Betreff, Text, Platzhaltern und Antwortfrist
Beispieldaten: 7 Veranstaltungen im Dezember mit Schichtplänen, ohne Personal und Verfügbarkeiten

Version 5 · 03.11.2026

Verfügbarkeit: Kopfzeile mit den Tagen bleibt beim Scrollen stehen
Vorlagen: Schichtvorlagen beim Öffnen des Reiters eingeklappt
Schichtplanung: „Schichten aus Vorlage hinzufügen“ öffnet Pop-up mit Vorlagenauswahl und Wahl Ergänzen / Ersetzen
Veranstaltungen: internes Ende (Standard 05:00) nur für die Zeitprüfung, erscheint nicht in den Schichten
Datum einer bestehenden Veranstaltung ist nicht mehr änderbar
Vergangene Veranstaltungen standardmäßig ausgeblendet, per „Vergangene anzeigen“ einblendbar
Veranstaltungsstatus entfernt, alle Veranstaltungen gelten als bestätigt

Version 4 · 03.11.2026

Schichtplanung: Crew-Pool sortiert nach noch frei (oben) und bereits eingeteilt (unten, mit Trennlinie)
Mehrfach-Einteilung: Hat die frühere Position ein Ende, reicht bei der späteren ein Beginn
Notiz bei „eingeschränkt“ fett im Crew-Pool
Verfügbarkeit: eingeteilte Zellen zeigen Schicht und Zeit statt „verfügbar/eingeschränkt“, Farbe bleibt
Kompetenzen: Farbauswahl im Pop-up mit 12 Farben

Version 3 · 03.11.2026

Schichtplanung: Start mit Agenda inkl. Planungsstand (grau / gelb / grün), Datumsformat „Sa. 14.11.2026“
Schichtplanung: Aufbau wie euer Excel-Schichtplan – Schichten untereinander, je Position eine Person mit Beginn, optionalem Ende und Info
Schichtzeiten gelten automatisch für alle Positionen, pro Position überschreibbar; Endzeit standardmäßig leer
Mehrfach-Einteilung am selben Tag nur mit Beginn und Ende bei beiden Positionen und ohne Überschneidung, sonst Abbruch mit Hinweis
Crew-Pool größer, mit Suche und Anzeige, wo jemand schon eingeteilt ist
Verfügbarkeit: Eintragsmodus abwählbar; Warnung und Bestätigung, wenn eingeteilte Mitarbeiter geändert werden (werden dann automatisch ausgetragen)
Veranstaltungen: Kalender als Standard, rechts die nächsten Veranstaltungen mit Planungsstand
Vorlagen: Kompetenzen (nur für Mitarbeiter, als Filter) getrennt von Schichten; Kompetenzen bearbeiten und ergänzen; Schichtvorlagen nach neuem Aufbau

Version 2 · 03.11.2026

Verfügbarkeit: nur Veranstaltungstage, Monatspfeile, Eintragsmodus, kein Eintrag = nicht verfügbar, Notiz-Pop-up, größere Ansicht
Veranstaltungen: Pop-up, Feld „Beginn“, Agenda- und Kalenderansicht
Mitarbeiter: Vorname, Name, Telefon, E-Mail, Anstellungsart; Kompetenzen; Pop-up; Gruppierung
Vorlagen: Räume bearbeiten, Schichtvorlagen editierbar

Version 1 · 02.11.2026

Erster Prototyp: Schichtplanung per Drag & Drop, Verfügbarkeitsmatrix, Mitarbeiter, Vorlagen, Texte